Smart durch den Arbeitsalltag?

INHALTE DES BEITRAGS

Ideale Software für Hausmeister
Cybersicherheit
Informationen und Austausch

Die Digitalisierung macht auch vor dem Beruf des Hausmeisters nicht Halt. Das gilt unabhängig davon, ob ein Hausmeister seinen Beruf traditionell sieht oder ob er sich FacilityManager nennt. Aber welche Vorteile bringen spezielle Software, Apps oder digitale Vernetzung tatsächlich für den Alltag am eigenen Arbeitsplatz? Hausmeister gehören zu den Dienstleistern, deren Aufgaben sich in den letzten Jahren am meisten verändert haben. Neben den klassischen Arbeiten in Gebäudereinigung, Grünpflege, Winterdienst etc. müssen sie zunehmend weitere Kompetenzen mitbringen und u.a. die Möglichkeiten, die das Internet bietet, kennen und nutzen.

Ideale Software für Hausmeister

Zunächst einmal hängt die Frage, wieviel Digitalisierung bzw. wieviel Software ein Hausmeister wirklich benötigt, von seinem Arbeitsplatz bzw. von Zahl und Größe der Objekte ab, die er betreut. Wenn Sie in einem oder in mehreren Gebäuden alle typischen Hausmeisteraufgaben als Angestellter selbst erledigen, benötigen Sie eine klassische Organisationssoftware. Terminverwaltung für Aufgaben wie Instandhaltung, Grünpflege, Gebäudereinigung, Winterdienst etc., sowie die Möglichkeit, alle erledigten Aufgaben automatisch zu dokumentieren. Als Einzelselbständiger benötigen Sie weitaus umfangreichere Softwarefunktionen. Es ist sinnvoll, rechtliche und kaufmännische Daten ebenso einzupflegen wie Kundendaten und ein Leistungsverzeichnis mit allen Tätigkeiten, die Sie anbieten. Für Existenzgründer kann eine modular aufgebaute Software sinnvoll sein, die sich bei steigender Unternehmensgröße erweitern lässt.

Vorteile der digitalen Arbeitsorganisation
Wenn Sie mit einer guten Hausmeister-Software arbeiten, sparen Sie nicht nur Zeit, weil Sie Leistungsverzeichnisse, Checklisten, Terminpläne oder Arbeitsprotokolle immer wieder anpassen und neu verwenden können. Zudem lassen alle Vorgänge sich ohne Aufwand dokumentieren. Entscheidend ist auch, dass Sie organisatorische Schwachpunkte leicht aufspüren und ausmerzen können, etwa indem Sie die Dauer bestimmter Arbeiten per Mausklick vergleichen und anhand der Auswertung Abläufe optimieren können.

Cybersicherheit

Auch wenn Sie, etwa als einziger Hausmeister in einer Schule, Ihren Arbeitsplatz selbständig gestalten können, sollten Sie sich bei der Wahl einer Hausmeister Software unbedingt mit dem IT-Verantwortlichen absprechen.

Um den Nutzen einer Softwarelösung wirklich auszuschöpfen, sollte sie internetbasiert eingesetzt werden. So können Sie bei allen Arbeiten, die Sie nicht an Ihrem Schreibtisch erledigen, sofort auf alle Ihre Daten zugreifen. Und Sie können Messdaten, Zählerstände etc. sofort in Ihre Dokumentation einpflegen – wenn vernetzte Maschinen das nicht sowieso selbständig erledigen können.

Das Problem dabei: Jedes vernetzte Gerät bietet Hackern Angriffspunkte. Cyberkriminelle versuchen häufig, den Zugang zu einem IT-System über wenig internetaffine Mitarbeiter oder über Geräte zu bekommen, die von der IT-Sicherheit eher vernachlässigt werden. Von dort aus arbeiten sie sich zu den internen Daten vor, die sie wirklich interessieren. Weil Software regelmäßig Updates benötigt, spielen viele Anbieter diese seit langem automatisch auf Ihre Geräte auf. Inzwischen gibt es immer mehr Miet-Softwarelösungen, bei denen die Programme nicht mehr auf den Rechnern des Käufers laufen, sondern in einer Cloud.

Der Nutzer loggt sich ins Internet ein und greift über einen sicheren Zugang auf seine eigenen Daten – Terminplanung, Angebote und Rechnungen, wiederkehrende Aufgaben, Fortbildung etc. – zu. Der Nachteil hier: Zwar versuchen die Anbieter, ihre Programme so auszulegen, dass die Nutzer ihre Verzeichnisse individuell ausgestalten können – was aber häufig nicht gelingt.

Gefährlich: Viele Programme und Apps bieten Funktionen wie GPS-Ortung, Zeiterfassung etc. an. Auch hier sollten Sie mit der IT-Abteilung klären, welche Funktionen datenschutzkonform sind und welche nicht. Problematisch kann es auch werden, wenn eine Software mit Ihrem Firmenkonto verknüpft wird. Überlegen Sie sehr gut, ob Sie ein solches Risiko für Ihre Sicherheit eingehen wollen.

Informationen und Austausch

Das Internet kann Ihre praktische Arbeit als Hausmeister hervorragend unterstützen, z.B. durch

1. Rechtliche und praktische Informationen
Unter bit.ly/3wiVnEv bietet die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft speziell für Hausmeister einen guten Überblick. Aktuelleres finden Sie allerdings eher in unserem Magazin! Die lokalen jeweiligen Industrie- und Handelskammern bieten online Informationen, auch zu Fortbildungen. Falls Sie selbständig sind oder sich selbständig machen wollen, benötigen Sie zusätzliche Versicherungen. Viele Versicherer bieten Ihnen auch berufsspezifische Informationen zur Prävention von Schäden. Suchen Sie in Ihrer Suchmaschine nicht nur nach „Versicherungen“ und „Hausmeister“, sondern auch nach „Wohnungswirtschaft“, „Facility Management“ etc.

2. Kontakte/Austausch
Es wäre schade, das Internet nicht für die berufliche Vernetzung und den Austausch mit Kollegen zu nutzen. Forschen Sie einfach über die Suchfunktion von sozialen Netzwerken wie Xing, Linkedin und Facebook, was unter den Begriffen „Hausmeister“, „Haustechniker“, „Faciliy Manager/Facility Management“, „digitales Handwerk“ oder auch unter Einzelbegriffen wie „Gärtnereiservice“, „Hausverwaltung“ zu finden ist. Es gibt zu allen Themen viele Einzeleinträge, aber auch Diskussionsgruppen etc. Über fast alle Netzwerke kann man auch gezielt nach Jobs bzw. Mitarbeitern suchen. In der Suche einfach „Hausmeister“ und „Jobs“ kombinieren. Es kann auch nicht schaden, die Informationen beim „Verband für die Digitalisierung im Immobilienbetrieb, CAFM RING e.V.“ www.cafmring.de zu checken. Daneben gibt es regionale bzw. länderspezielle Zusammenschlüsse von Hausmeistern, Gebäudereinigern, Gebäudedienstleistern etc. Außerdem gibt es Interessengruppen von Schulhausmeistern u.v.a.

3. Akquisition/Jobsuche/Weiterbildung
Im Internet finden Sie auch Hinweise auf aktuelle Ausschreibungen und Jobs. Kombinieren Sie in der Suchfunktion „Ausschreibungen“ und „Jobs“ mit dem Begriff „Hausmeister“ So hat sich die Erweiterung des Tätigkeitsprofils in das Facility Management etabliert, das u.a, professionelle kaufmännische Kenntnisse im Gebäudemanagement und technisches Know-how für Errichtung, Steuerung und Instandhaltung der Gebäudetechnik umfasst. Ebenfalls gefragt: Haustechniker für Energieeffizienz und Energieeinsparung oder Hausbetreuer, die zusätzlich Sicherheitsaufgaben übernehmen. Auch Fortbildungen lassen sich finden: Für größere Immobilien sind inzwischen auch in Deutschland Concierge Service Provider gefragt, also Dienstleister, die die klassischen Aufgaben eines Empfangschefs mit Aufgaben als Hausbesorger und Sicherheitschefs verbinden. Die normalen Aufgaben eines Hausmeisters müssen sie ebenfalls beherrschen, auch wenn sie häufig lediglich geeignete Dienstleister beauftragen.