Zettelwirtschaft ade!

INHALTE DES BEITRAGS

Digitale Zeiterfassung
Zeit sparende Zeiterfassung
Das Funktionsprinzip
Digitale Arbeitsorganisation

Digitale Zeiterfassung

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Hausmeisterdiensten sind bei den jeweiligen Kunden oft in mehreren Objekten tätig. Wer hat wann und wo angefangen, welche Kollegin schon Feierabend, und wie sieht es mit Abwesenheiten aus? Die „gute, alte Stechuhr“ mag bei manchen nostalgische Gefühle wecken, auch Stundenzettel sind in einigen Betrieben noch gang und gäbe – und verführen nicht selten dazu, auch mal zu schummeln. Doch es gibt längst praktischere und sicherere Lösungen, konkret die digitale Zeiterfassung per App oder Web-Anwendung.

Produkte und Auswahlkriterien
Die Palette reicht von mobilen Software-Lösungen für kleinere oder mittelständische Betriebe bis hin zu umfangreichen Produkten mit optionalen Erweiterungen, die vor allem bei großen Unternehmen sinnvoll sind. Zum Basispaket gehören meist Funktionen wie eine digitale Urlaubsplanung und Messenger für die interne Kommunikation. Einige Produkte bieten außerdem Optionen wie die Erfassung von Fahrzeuginformationen, GPS-Daten, Aufmaß oder eingesetzte Materialien. Die Grenze zu Produkten für eine umfassende digitale Arbeitsorganisation sind dabei oft fließend.

Anbieter vergleichen
Es lohnt sich hier Anbieter zu vergleichen, die i. d. R. kostenfreien Beratungen und/oder Testangebote zu nutzen, um das Passende für den eigenen Betrieb zu finden. Zur Wahl stehen rein per App funktionierende Lösungen (ein schon vorhandenes Smartphone oder Tablet reicht dabei aus) sowie Software-Produkte, die an eine spezielle Hardware gekoppelt sind, die zusätzlich zu Buche schlägt, dafür aber auch andere Vorteile bieten kann. Bezüglich der Kosten gilt es außerdem abzuwägen, ob es sich eher lohnt ein Produkt zu kaufen oder die erforderliche Hard- und Software per Abo-Vertrag zu mieten, was ebenfalls oft angeboten wird. Ein ganz wesentliches Kriterium ist der Datenschutz. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall danach, falls dies nicht transparent sein sollte. Seriöse Anbieter weisen i. d. R. direkt darauf hin, dass die Vorgaben eingehalten werden.

Mögliche Unterschiede
Einige Auswahlkriterien können je nach Anbieter und Produkt ziemlich unterschiedlich aussehen, z. B. auch die Art und Weise, wie sich die Hausmeister und Hausmeisterinnen bei der Arbeitszeiterfassung legitimieren können. Zu den Möglichkeiten zählen eine Chipkarte, der Barcode, die Eingabe einer PIN oder die Identifikation per Fingerabdruck. Auch die Datenübermittlung kann unterschiedlich aussehen, etwa per Internetzugang, E‑Mail, SMS oder eine Schnittstelle. All dies kann sich ebenfalls auf die Kosten auswirken. Im Fokus sollte zudem stehen, ob die Software-Lösung einfach zu nutzen ist oder zunächst eine Schulung der Nutzer voraussetzt.

Zeit sparende Zeiterfassung

Möchte ein Hausmeister-Servicebetrieb auf digitale Zeiterfassung umstellen, steht zunächst oft die Frage im Raum, ob es sich denn finanziell auch wirklich rentiert – fallen doch zunächst Kosten für die Software-Lösung an. Allerdings ist auf der anderen Seite auch der nicht unerhebliche Zeitaufwand einzukalkulieren, der sich letztlich sparen lässt, wenn das System erst einmal in der Firma etabliert wurde. Zumindest lässt sich der Bearbeitungsaufwand damit erheblich reduzieren, auch können digitale Zeiterfassungssysteme u. a. Unregelmäßigkeiten erkennen und einzelne Zeitkonten per Knopfdruck anzeigen. Auch Aufgaben wie die Lohnabrechnung lassen sich mit einigen Produkten gestalten, bis hin zur automatisierten Übermittlung der Daten an das interne Abrechnungssystem oder den Steuerberater. Ein heutzutage weiterer nicht unerheblicher Vorteil der digitalen Stundenzettel ist ihre Nachhaltigkeit, entfallen doch Papierberge, was nicht nur Schreibtische und Aktenschränke entlastet, sondern auch dem Umweltschutz zuträglich ist.

Das Funktionsprinzip

Viele Produkte für die digitale Zeiterfassung funktionieren per Smartphone oder Tablet, ein Internetzugang ist ebenfalls erforderlich. Arbeits- und Pausenzeiten sowie bspw. betrieblich bedingte Fahrten lassen sich dabei per App bzw. Browser erfassen. Hier gilt es zu beachten, dass das verwendete Endgerät und sein Betriebssystem bei einer Eingabe per Browser keine Rolle spielen, während Apps oft an Android oder iOS gebunden sind. Letzteres stellt jedoch kein Problem dar, sofern die App für beides angeboten wird: Eine Unabhängig von Smartphone oder Tablet funktionieren Hardware-Lösungen für die Dateneingabe. Dabei ist allerdings wiederum der i. d. R. höhere Kostenfaktor zu bedenken und dass die Beschäftigten in die Nutzung oft noch intensiver eingewiesen werden müssen als bei den oft selbsterklärenden Apps.

Einfache Bedienung
Meist indes ist die digitale Zeiterfassung recht einfach zu bedienen. Die Anwendung, in diesem Fall die Aufzeichnung der Arbeitszeit, startet und stoppt z. B. per Klick oder Touchfunktion. Je nach Produkt, kann zusätzlich die Eingabe weiterer Daten möglich sein, wie etwa Angaben zum Auftrag und den auszuführenden Aufgaben. Einige Software-Lösungen verfügen auch über eine GPS-Lokalisierung, mit der sich sich Arbeitszeiten und Standortdaten leicht nachvollziehen und abgleichen lassen.

Digitale Arbeitsorganisation

Besonders in Betrieben mit vielen Mitarbeitern ist es sinnvoll, nicht nur die Arbeitszeiterfassung zu digitalisieren, sondern auch die Organisation der Arbeitsabläufe. Das funktioniert recht einfach, denn inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbietern entsprechender Software-Lösungen, mit denen sich Hausmeisterdienste digital verwalten lassen. Gerade in Pandemie-Zeiten zeigt sich dabei noch ein weiterer Vorteil: Mit solch einer Software ist es möglich, die Abläufe auch von unterwegs oder von Zuhause aus steuern, sofern ein Internetzugang zur Verfügung steht.

Beispiele für Software-Lösungen
Drei solcher Lösungen stellen wir Ihnen hier nun vor – was keineswegs Produkte nicht hier erwähnter Anbieter abwerten soll. Letztlich ist es auch eine Frage individueller Vorlieben und der Kosten, welche Lösung für den jeweiligen Betrieb sinnvoll ist.

So verspricht etwa die Firma net-haus GmbH (net-haus-software.de), dass sich mit ihrem „hausmanager“ der Alltag „in drei einfachen Schritten“ optimieren lassen: Eine Aufgabe erstellen, dem Mitarbeiten diese per App übermitteln, eine Rückmeldung und den Status in Echtzeit erhalten. Diese Software bietet u. a. auch eine Unterschriftenfunktion, mit der sich der vollendete Auftrag bestätigen lässt, Checklisten für mehrteilige Aufgaben sowie die Möglichkeit Störungen und Meldungen per App zu erfassen. Auch eine Option der digitalen Zeiterfassung gehört zum Grundpaket. Zu diesem können dann noch je nach Bedarf verschiedene Erweiterungsmodule zugebucht werden. Nach Auskunft des Anbieters ist diese Software-Lösung für alle Unternehmensgrößen geeignet.

Kleinere Firmen können mit wenigen Nutzern starten und mit der Zeit wachsen, indem neue Nutzer zugebucht werden. Auch lassen sich mit dem hausmanager sämtliche erforderlichen Informationen und Dateien zu den jeweils betreuten Objekten abspeichern.

Verwaltung leicht gemacht
Auch stressfrei solutions (www.solutions.stressfrei.de) bietet eine digitale Lösung zur Verwaltung und Steuerung nahezu aller Unternehmensbereiche. Die Software beinhaltet Funktionen wie z. B. die Personalverwaltung, das Rechnungswesen und die Zeiterfassung. Dadurch soll es gelingen, dass Kunden nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und Papier sparen. Dabei können je nach Kundenwunsch individuelle Module der Software gebucht und genutzt werden. Diese sind natürlich unabhängig von Ort und Zeit auf allen Geräten nutzbar.

Alle Objekte digital verwalten
Ähnlich wirbt Fortytools (www.fortytools.com) für die eigene, speziell für Unternehmen im Bereich Hausmeisterdienste entwickelte Büro-Software: Auch dieses Produkt beinhaltet eine Objektverwaltung, mit der sich alle wesentlichen Informationen zu einem Objekt an einer Stelle bündeln lassen. Auch alle weiteren Arbeitsabläufe können Unternehmer damit digital organisieren, etwa die Planung von Reparaturen, Instandsetzungen oder Renovierungen. Mit der Software ist es auch möglich die erbrachten Leistungen zu erfassen, sei es in Form von Arbeitszeiten oder gelieferten Materialien, und am Ende die Rechnungen zu erstellen. Als praktisch dürfte sich auch die Funktion erweisen, regelmäßige Leistungen als Abo-Rechnungen im System zu hinterlegen – etwa, wenn mit Hausverwaltungen oder Eigentümern Serviceverträge mit laufenden monatlichen Gebühren bestehen oder nur im Winterhalbjahr auszuführende Dienstverträge.